Le travail du bureau se base sur les engagements des institutions du curatorium en matière de gestion de la violence, sur la Charte de prévention et sur les règles de collaboration entre l'association et les institutions membres.

Le bureau de prévention se compose de cinq à sept membres. Parmi eux, une personne représente les parents et les proches des personnes ayant besoin de soutien. Au moins une personne doit maîtriser la langue française : elle est responsable de la mise en place et de la garantie du travail de prévention dans les institutions membres du canton de Vaud. Les membres du bureau de prévention sont élus pour trois ans par le comité. Ils se perfectionnent professionnellement par le biais de formations internes et externes. Lorsque des situations exigeantes le requièrent, le bureau de prévention est tenu de faire appel à d'autres experts.

Le travail du bureau vise à protéger les personnes confiées aux institutions du curatorium ainsi que les professionnels travaillant dans ces institutions. Les deux documents de base adoptés par le curatorium "Auto engagement à la prévention de la violence" et "Principes de gestion de la violence" constituent la base de l'activité du bureau ainsi que le fondement de la collaboration avec les institutions du curatorium. La forme de la collaboration entre le bureau et les institutions du curatorium a trouvé son expression écrite et contraignante dans les "Règles de collaboration", qui font partie des statuts de l'association.

Le bureau est l'interlocuteur, le centre d'information et de médiation des institutions pour les questions de prévention et d'intervention en rapport avec toutes les formes de transgressions des limites et de violence. En tant qu'organe de l'association, il porte une attention particulière à la violence des collaborateurs envers les personnes accompagnées.

Le bureau de prévention coordonne et soutient l'échange régulier d'expériences entre les institutions, favorise leur mise en réseau et veille à ce que le thème soit suffisamment pris en compte dans la formation continue et le perfectionnement, mais aussi dans les filières de formation spécifiques. De plus, elle organise des formations continues pour les responsables de la prévention des institutions ainsi que des séances d'introduction sur le thème de la prévention de la violence pour les nouveaux collaborateurs*.

Si nécessaire, le service de prévention élabore des documents écrits pour soutenir le travail des responsables de la prévention dans les institutions. Par ailleurs, le service de prévention évalue et contrôle à intervalles réguliers les concepts et les instruments des institutions membres en matière de prévention des transgressions des limites et de la violence et donne son avis sur les documents soumis.

Le bureau de prévention n'est en principe pas un service de signalement. Il ne traite pas les incidents de violence, mais peut donner des conseils sur la marche à suivre et proposer des pistes de traitement.

Les incidents graves de violence et de violence sexuelle dans les institutions membres constituent une exception, dont le bureau doit être informé, tout en garantissant la protection de la personnalité. En principe, le bureau n'entre pas en matière sur les signalements anonymes. Dans ce cas, la tâche du bureau de prévention est de vérifier avec l'institution les mesures prises ou prévues et de la conseiller, si nécessaire, sur les interventions à mettre en place. L'institution veille à ce que les informations soient complètes, qu'il y ait une description précise de l'incident du point de vue de toutes les personnes concernées et qu'il existe une liste de toutes les mesures prévues et engagées. Si nécessaire, le bureau aide à trouver des spécialistes appropriés pour un conseil externe sur la procédure ou un accompagnement du processus. Lorsque l'incident est clos, l'institution envoie une information de clôture au bureau de prévention.

Outre la protection des personnes concernées et la garantie du respect des principes de la Charte de prévention, l'objectif de l'obligation d'information est que les effets d’image sur l'association et les institutions affiliées au curatorium puissent être évités ou abordés activement.

En cas de graves incidents de violence, d'information insuffisante ou de manque de coopération de la part d'une institution membre, le bureau de prévention peut, en accord avec le comité de l'association, prendre des mesures urgentes limitées dans le temps ou exiger des interventions ciblées. Ces conditions doivent être formulées par écrit et envoyées avec copie au comité de l'association. En principe, la responsabilité personnelle des institutions s'applique en premier lieu. Ce n'est qu'en cas de manquement grave ou de violation des accords conclus par écrit que le bureau intervient pour protéger les client-e-s*, les collaborateurs/trices et / ou la mission.

En tant qu'organe de l'association, le bureau de prévention doit rendre des comptes à l'assemblée annuelle d'anthrosocial. Il informe par écrit sur son activité, justifie les décisions qu'il a prises et est ouvert aux questions et suggestions. L'échange d'expériences qui a lieu régulièrement dans le cadre des institutions du conseil d'administration, les manifestations de formation continue organisées et réalisées par le bureau de prévention ainsi que les rencontres et les discussions qui en découlent permettent de créer le réseau, la transparence et l'ouverture nécessaires à l'activité du bureau de prévention.

Les dépenses spéciales du bureau de prévention sont indemnisées par l'association après accord préalable, dans la mesure où elles ne sont pas prises en charge par l'employeur des membres. Les collaborateurs du bureau de prévention qui ne travaillent pas dans une institution affiliée au curatorium sont également rémunérés pour leurs dépenses après accord.